PROPUESTA DE SERVICIOS
LEY DE ARCHIVO
Conoce a continuacion los detalles principales
acerca de nuestra propuesta.
Antecedentes e Implementacion
Fase 11. Analizar la estructura de la institución
Area normartivas
Responsable de promover y vigilar que las áreas operativas lleven a cabo las acciones de gestión documental y administración de los archivos, de manera conjunta con las unidades administrativas o áreas competentes de cada sujeto obligado.
Áreas Operativas
responsables de la recepción, registro, seguimiento y despacho de la documentación para la integración de los expedientes de los archivos de trámite.
- Correspondencia u oficialía de partes
- Archivo de trámite por área o unidad
- Archivo de concentración
- Archivo Histórico
2. Clasificar la información que el sujeto Administra, organiza, y conservar de manera homogénea los documentos de archivo que; Produzcan, Reciban, Obtengan, Adquieran o Transformen de conformidad a:
- Registros
- Procesos
- Rrocediemientos
- Criterios
- Estructuras
- Herramientas
- Funciones
3. En caso de aplicar, se identifica los documentos de origen federal a notificar al Registro Nacional de Archivo, obligatorias de conformidad al calendario de obligaciones:
| Sueldos obligados | Fechas de Registro |
|---|---|
| Federacion | Del 1 de enero del 2020 al 1 de enero del 2021 |
| Región Sur-Sureste: Oaxaca, Veracruz, Chiapas, Yucatán, Campeche, Quintana Roo y Tabasco | Del 1 de julio del 2020 al 31 de diciembre del 2020 |
| Región Noreste: Baja California, Baja California Sur, Sonora, Sinaloa, Chihuahua. | Del 1 de enero del 2021 al 30 de junio del 2021 |
| Región Centro-Sur:Ciudad de México, México, Puebla, Morelos, Tlaxcala, Hidalgo, Guerrero, y Queretaro | Del 1 de julio del 2021 al 30 de junio del 2021 |
| Región Centro-Occidente: Jalisco, Michoacán, Colima, Nayarit, Aguascalientes, y Guanajuato. | Del 1 de enero del 2022 al 30 de junio del 2022 |
| Región Noreste: Durango, Coahuila, Zacateca, San Luis Potosi, Nuevo León, y Tamaulipas. | Del 1 de julio del 2022 al 30 de diciembre del 2022 |
4. Establecer el Sistema Institucional de Archivo, (Documento institucional que establece la segmentación de los archivos y la integración del comité institucional de archivo).
5. Integrar los documentos en expedientes.
6. Inscribir en el Registro Nacional de Archivo la existencia y ubicación de archivos bajo su resguardo. (en caso de aplicar)
7. Establecer el Comité Institucional de Archivo (Jurídico, planeación, coordinación de archivo, Tecnologías, Unidad Transparencia, OIC, productores de documentación)
- Reglamento de archivo de trámite
- Reglamentar archivos de concentración (primaria, secundaria)
- Reglamentar archivos históricos
- Reglamentar bajas y transferencias
- Documentos confidenciales
- Manual de organización de archivo físico y electrónico
- Disposición oficial y pública de la información
- Elaborar Programa Anual de Archivo
Digitalización
Sistema Electrónico de Archivo
- Incorporación
- Asignación de accesos
- Rrocediemientos
- Seguridad
- Almacenamiento
- Uso
- Trazabilidad (auditable)
Almacenamiento en la nube (en caso de requerir la fase 5)
Sistema Nacional de Archivo
(en caso de aplicar se entrega de forma anual)
Respaldo servidores
El sistema de clasificación de archivo y su base de datos se alojará en un servidor de aplicaciones, mismo que estará ubicado en el centro de datos del proveedor. El sistema se enlazará vía internet (protocolo FTP) a un servidor de almacenamiento (NAS) el cual estará ubicado en el centro de datos del cliente. Para la autenticación de las cuentas de los usuarios, el sistema se conectará localmente al api de autenticación del proveedor.
Respaldo de almacenamiento en la nube.
El sistema de clasificación de archivo y su base de datos se alojará en un servidor de aplicaciones, el cual estará interconectado localmente a un servidor de almacenamiento (NAS). Ambos estarán ubicados físicamente en el centro de datos del cliente. Para la autenticación de las cuentas de los usuarios, el sistema se conectará vía internet al api de autenticación del proveedor.
